Theo chuẩn Bộ Giáo dục & Đào tạo Việt Nam · 2024
Tài liệu hướng dẫn chuyên sâu · Phiên bản 2024
Hướng dẫn toàn diện ứng dụng phần mềm EndNote để tạo trích dẫn và danh mục tài liệu tham khảo theo đúng quy định của Bộ GD&ĐT, phù hợp với yêu cầu đặc thù của các trường kỹ thuật và trường đào tạo chính trị.
EndNote là phần mềm quản lý tài liệu tham khảo chuyên nghiệp của hãng Clarivate Analytics, được sử dụng rộng rãi trong cộng đồng nghiên cứu khoa học toàn cầu.
Tổ chức hàng nghìn tài liệu tham khảo (bài báo, sách, báo cáo, luận văn) trong một thư viện cá nhân có thể tìm kiếm và phân loại.
Chèn trích dẫn trực tiếp vào Microsoft Word, tự động định dạng theo phong cách được chọn và cập nhật danh mục tài liệu tham khảo.
EndNote 21 và EndNote Web cho phép đồng bộ thư viện trên nhiều thiết bị và cộng tác với đồng nghiệp qua internet.
Nhập dữ liệu thư mục trực tiếp từ PubMed, Web of Science, Scopus, Google Scholar, CrossRef bằng DOI hoặc file RIS/BibTeX.
Thư viện phong cách trích dẫn khổng lồ bao gồm IEEE, APA, Vancouver, Chicago, MLA và hàng nghìn phong cách tạp chí chuyên ngành.
Lưu trữ file PDF toàn văn đính kèm với từng mục tài liệu. Hỗ trợ tìm kiếm toàn văn và ghi chú trực tiếp trên tài liệu gốc.
EndNote (viết hoa N) là tên phần mềm quản lý tài liệu tham khảo. Endnotes (chú thích cuối chương) là một phương pháp trình bày chú thích đặt ở cuối chương/tài liệu thay vì cuối trang (footnotes). Tài liệu này hướng dẫn cả hai — cách dùng phần mềm EndNote để tạo đúng định dạng endnotes/footnotes theo yêu cầu học thuật Việt Nam.
Phần mềm EndNote yêu cầu mua bản quyền. Nhiều trường đại học Việt Nam (ĐHBK Hà Nội, ĐHQG TP.HCM, v.v.) có bản quyền tập thể cung cấp miễn phí cho sinh viên và nghiên cứu viên. Liên hệ thư viện hoặc phòng CNTT của trường để được cấp phép. Ngoài ra, có thể dùng phần mềm mã nguồn mở thay thế như Zotero hoặc Mendeley với cú pháp tương tự.
Các văn bản pháp luật, thông tư và quy chế quy định chuẩn học thuật cho tài liệu khoa học tại Việt Nam.
Hiệu lực từ: 15/04/2021 · Thay thế Thông tư số 10/2009 và Thông tư số 05/2012
Quy định toàn diện về đào tạo trình độ tiến sĩ, trong đó yêu cầu cụ thể về danh mục tài liệu tham khảo trong luận án:
Không trực tiếp liên quan đến trích dẫn nhưng quy định các nguyên tắc trung thực học thuật và tránh gian lận. Tài liệu học thuật bao gồm luận văn, báo cáo, bài thi phải đảm bảo tính gốc và trích dẫn rõ ràng.
Quy định về chuẩn đầu ra chương trình đào tạo, trong đó yêu cầu chuẩn năng lực về truyền thông và học thuật bao gồm khả năng:
Yêu cầu cơ sở giáo dục công khai đề cương, tài liệu học tập, và danh mục tài liệu tham khảo cho từng môn học. Điều này buộc các tài liệu trích dẫn phải được trình bày rõ ràng và có thể truy xuất được.
| Yếu tố | Quy định chung | Ghi chú |
|---|---|---|
| Thứ tự sắp xếp | Theo số thứ tự xuất hiện [1], [2]… hoặc theo alphabet tác giả | Tùy từng trường quy định |
| Ngôn ngữ | Giữ nguyên ngôn ngữ gốc của tài liệu. Tài liệu nước ngoài không dịch tiêu đề | Một số trường yêu cầu dịch kèm |
| Tác giả nhiều người | Liệt kê tất cả hoặc "và cs." / "et al." sau 3–6 tác giả | Theo phong cách đã chọn |
| Tài liệu điện tử | Bắt buộc ghi URL + ngày truy cập | DOI ưu tiên hơn URL thường |
| Năm xuất bản | Bắt buộc ghi năm; nếu không có ghi [n.d.] | — |
| Số trang | Ghi rõ trang được trích dẫn (p. 45) hoặc phạm vi (pp. 45–67) | Bắt buộc với sách và chương sách |
Thông tư Bộ GD&ĐT chỉ quy định khung tối thiểu. Từng trường, từng khoa, từng hội đồng có thể có quy định riêng chặt chẽ hơn. Luôn kiểm tra hướng dẫn luận văn/luận án của đơn vị mình trước khi chọn phong cách trong EndNote.
Các trường đại học kỹ thuật Việt Nam chủ yếu áp dụng phong cách IEEE (cho công bố kỹ thuật) hoặc APA 7th Edition (cho nghiên cứu liên ngành và luận án).
Phong cách trích dẫn chủ đạo: IEEE cho bài báo kỹ thuật; APA 7 cho luận văn/luận án
Trong EndNote: vào Edit → Output Styles → Open Style Manager → tìm "IEEE" → chọn "IEEE - Electromagnetic Compatibility Magazine" hoặc "IEEE Transactions". Đây là hai biến thể chuẩn nhất cho tài liệu kỹ thuật tại HUST.
Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh và các học viện/trường chính trị địa phương có quy định trích dẫn đặc thù, kết hợp chuẩn quốc tế với yêu cầu riêng về tài liệu kinh điển Marxism-Leninism và văn kiện Đảng.
Các học viện chính trị có hệ thống trích dẫn riêng biệt cho văn kiện Đảng, Nghị quyết, tác phẩm kinh điển. Không thể áp dụng nguyên IEEE/APA mà không điều chỉnh. Luôn tham chiếu "Hướng dẫn trình bày luận văn/luận án" của từng học viện.
Hà Nội · Phong cách trích dẫn: Dạng số trong ngoặc vuông
Hà Nội · Phong cách trích dẫn: Chú thích cuối trang + Danh mục
Vì không có phong cách chuẩn cho tài liệu chính trị Việt Nam trong thư viện mặc định của EndNote, bạn cần:
Mở Edit → Output Styles → Open Style Manager, chọn "Numbered" (hệ thống số) hoặc "Chicago 17th A" (hệ thống chú thích cuối trang) tùy theo yêu cầu của học viện.
Vào Edit → Output Styles → Edit [Tên Style], sau đó File → Save As → đặt tên ví dụ: "HVCT_2024".
Trong Edit → Preferences → Reference Types, thêm type mới: "Government Document" → đổi tên field "Author" thành "Tên cơ quan". Sau đó định nghĩa template trong Output Style.
Trong Sort Order của Output Style, thiết lập: Văn kiện Đảng → Luật/Nghị định → Sách/Bài báo → Tài liệu điện tử. Sử dụng "Reference Type" làm trường sắp xếp cấp 1.
Quy trình hoàn chỉnh từ cài đặt, xây dựng thư viện, đến chèn trích dẫn và xuất danh mục tài liệu tham khảo.
Vào File → New → đặt tên thư viện (VD: LUAN_AN_2024) → lưu vào thư mục cố định. Thư viện gồm 2 file: .enl (dữ liệu) và thư mục .Data (PDF đính kèm). Luôn sao lưu cả hai!
Trên thanh công cụ chính, click vào Style → Select Another Style → tìm và chọn phong cách phù hợp:
Vào References → Find Reference Updates hoặc File → Import → Online Search → chọn nguồn CrossRef → nhập DOI → Enter. Toàn bộ metadata được điền tự động.
10.1016/j.msea.2023.145234
10.1007/s11661-023-07123-4
10.3390/met13010045Tải file .ris hoặc .bib từ Web of Science, Scopus, Google Scholar → trong EndNote: File → Import → File → chọn filter tương ứng:
Vào References → New Reference → chọn Reference Type phù hợp → điền từng trường:
Trong trường Author, nhập theo format: Nguyễn, Anh Bình (Họ, Tên — có dấu phẩy). Điều này giúp EndNote tự động viết tắt đúng: "A. B. Nguyễn" (IEEE) hay "Nguyễn, A. B." (APA).
Click phải vào record → File Attachments → Attach File → chọn PDF. Hoặc kéo thả PDF trực tiếp vào ô File Attachments trong màn hình Edit Reference.
Sau khi cài đặt, Word sẽ có tab EndNote 21 trên ribbon. Đặt con trỏ vào vị trí muốn chèn trích dẫn → click Insert Citation → tìm kiếm tài liệu → chọn → Insert.
Trong hộp thoại Insert Citation, giữ Ctrl và click nhiều mục → nhấn Insert. IEEE sẽ tự động gộp: [1], [3], [5] → [1,3,5] hoặc [1]–[3] tuỳ cài đặt.
Click vào trích dẫn trong Word → Edit & Manage Citation(s) → trong ô Suffix nhập: , tr. 45 (tiếng Việt) hoặc , p. 45 (tiếng Anh). Kết quả: [1, tr. 45].
Danh mục TLTK được đặt ở cuối tài liệu. Sau mỗi lần thêm/xóa trích dẫn, vào Update Citations and Bibliography (tab EndNote trong Word). Thứ tự số và nội dung tự động cập nhật.
Nộp luận văn/luận án ở định dạng PDF. Trước khi xuất PDF, vào tab EndNote → Convert to Plain Text → lưu bản Word riêng (tách khỏi thư viện) → sau đó xuất PDF từ Word. Điều này tránh lỗi font và mã field khi mở trên máy khác.
Thao tác Convert to Plain Text là không thể hoàn tác. Luôn làm việc này trên một bản sao chép, giữ nguyên bản Word gốc còn kết nối với EndNote để có thể chỉnh sửa sau.
Trong EndNote: chọn tất cả record → File → Export → chọn Output Style → chọn định dạng RTF hoặc TXT → lưu. File xuất chứa danh mục TLTK hoàn chỉnh theo phong cách đã chọn.
Tra cứu nhanh định dạng cho từng loại tài liệu theo từng phong cách áp dụng tại các trường/học viện Việt Nam.
| Loại tài liệu | Trường kỹ thuật IEEE | Luận án/KHXH APA 7 | Trường chính trị HVCT |
|---|---|---|---|
| Bài báo tạp chí | A. B. Tác giả, "Tiêu đề," Tên TG viết tắt, vol. X, no. Y, pp. Z–W, Năm, doi: … | Họ, T. (Năm). Tiêu đề bài báo. Tên Tạp Chí, Tập(Số), trang–trang. https://doi.org/… | [N] Tên tác giả (Năm), "Tiêu đề," Tên Tạp Chí, số X, tr. Z–W. |
| Sách | T. Tác giả, Tên Sách, Lần X. Thành phố, Nước: NXB, Năm. | Họ, T. (Năm). Tên sách (Lần X). Nhà xuất bản. | [N] Tên tác giả (Năm), Tên Sách, Tái bản X, Nxb Tên, Thành phố. |
| Chương trong sách | A. Tác giả, "Tên chương," trong Tên Sách, T. Biên tập (Ed.), Thành phố: NXB, Năm, pp. X–Y. | Họ, T. (Năm). Tên chương. Trong T. Họ (Ed.), Tên Sách (pp. X–Y). NXB. | [N] Tên tác giả (Năm), "Tên chương," trong Tên Chủ biên (cb.), Tên Sách, Nxb Tên, tr. X–Y. |
| Luận văn/Luận án | T. Tác giả, "Tiêu đề luận án," Ph.D. dissertation, Khoa, Trường, Thành phố, Năm. | Họ, T. (Năm). Tiêu đề luận án [Doctoral dissertation, Tên Trường]. Kho lưu trữ. | [N] Tên tác giả (Năm), Tiêu đề luận án, Luận án tiến sĩ, Học viện Tên, Hà Nội. |
| Tài liệu web | T. Tác giả. "Tiêu đề trang." Tên trang web. Truy cập: Tháng Ngày, Năm. [Online]. URL | Tác giả/Tổ chức. (Năm, Ngày Tháng). Tiêu đề. Tên trang. https://… | [N] Tên tác giả (Năm), "Tiêu đề," [online], địa chỉ URL, truy cập ngày DD/MM/YYYY. |
| Văn kiện Đảng | N/A (dùng Government Document) | N/A (dùng Report) | [N] Đảng CSVN (Năm), Văn kiện ĐHĐBTN lần thứ XIII, t. I, Nxb CTQGST, HN. |
| Tiêu chuẩn TCVN/ISO | TCVN XXXX:YYYY, Tên tiêu chuẩn, Bộ KH&CN, Năm. | Tên Cơ quan. (Năm). Tiêu chuẩn số: Tên tiêu chuẩn. NXB. | [N] TCVN XXXX:YYYY (Năm), Tên tiêu chuẩn, Bộ KHCN, Hà Nội. |
Trong trường Author, nhập theo format: Họ, Tên đệm Tên — tức là Nguyễn, Văn An (có dấu phẩy sau họ). EndNote sẽ nhận dạng đúng phần Họ. Nếu nhập sai, click References → Edit Reference → sửa lại.
Đảm bảo font trong Output Style hỗ trợ Unicode. Trong Word, vào EndNote tab → Preferences → Format → chọn font Times New Roman hoặc Arial (thay vì font mặc định của style). Xuất ra RTF thay vì TXT để giữ encoding UTF-8.
Đây là vấn đề phổ biến khi dùng hệ thống đánh số. Nhấn Update Citations and Bibliography (tab EndNote trong Word) để cập nhật toàn bộ. Nếu vẫn sai, thử Ctrl+A → F9 để force update tất cả field trong Word.
IEEE sử dụng danh sách viết tắt chuẩn IEEE cho tên tạp chí tiếng Anh. Với tạp chí tiếng Việt chưa có trong danh sách, vào trường Alternate Journal → nhập tên viết tắt mong muốn. EndNote sẽ ưu tiên dùng tên này.
Khi chuyển máy hoặc đổi vị trí file thư viện, Word mất liên kết với EndNote. Giải pháp: mở lại thư viện trong EndNote, sau đó trong Word vào EndNote → Preferences → Libraries → trỏ lại đường dẫn đến file .enl.
Zotero (zotero.org) miễn phí hoàn toàn, hỗ trợ tất cả phong cách của EndNote, có plugin Word tương tự. Nhập tài liệu từ web bằng 1 click qua Zotero Connector. Phù hợp cho cá nhân và nhóm nghiên cứu chưa có ngân sách phần mềm. Cú pháp quản lý thư viện tương tự 95% so với EndNote.